みなさん、こんにちは。 リモートワークツール「Gather Town」公式日本パートナー事務局です。
スペースの予約ができるようになり、参加者を招待できるようになってくると参加者管理が必要になります。今回は参加者やスペース管理に関して解説をしていきます。
しっかりと理解をすることでより満足度の高いスペースを作ることができるようになります。
どうぞお楽しみください！
スペースパスワード
デフォルトでは、作成したスペースへのURLから誰でもアクセスができます。作成したURLは不正なアクセスを防ぐためにランダムな文字列を使用して、スペースを自動的に生成しますが、リンクが不特定多数に広く分散しているほど、不正なアクセスを招く可能性が高くなります。そのような時にはスペースパスワードを設定して安全なスペース運用を行ってください。
スペース設定から管理
不正なアクセスを防ぐために、パスワードでスペースを簡単に保護することができます。メインメニューから「設定」を開き「 スペース」タブを選び、「スペースアクセス」から スペースパスワードを設定します。
スペースダッシュボードから管理する
メインメニューから、設定を開き、 スペースダッシュボードを開き「スペースアクセス 」から、「スペースパスワード」を選択肢パスワードを設定することが出来ます。
ダッシュボードからパスワードを削除するには、「スペースパスワード」設定をオフに切り替えます。
パスワード管理されたスペースへアクセスする場合
誰かがパスワードで保護されたスペースを入力しようとすると、次のメッセージが表示されます。パスワードを入力すると正常にスペースに入室することができます。
※スペースに入室者がいる際にパスワードの変更や設定が行われた場合、入室者はスペースの初期設定位置に自動的に移動させられます。
ゲストリストのみのアクセス
セキュリティを強化するために、スペースへのアクセスをゲストリストに制限できます。メールアドレスがゲストリストにあるログインユーザーのみがスペースに入ることができます。以下の記事ではスペースのゲストリストを追加そして、更新する方法と、この機能のヒントと問題解決について説明します。
ゲストリスト
まずはゲストリストの作成方法を解説します。ゲストリストはGoogleスプレッドシート、Excel、Numbers、またはファイルを.csv（カンマ区切り値）として保存またはエクスポートして反映することができます。
- 列A=電子メール（必須）。
- 列B=名前（オプション。Gatherでゲストの名前を設定し ます。.csvで名前を指定した場合、スペースで変更することはできません。ゲストが設定できるようにする場合は、名前フィールドを空白のままにします。）
- 列C =役割（スペースでの個人の役割を説明するためのオプション。このフィールドは内部使用のみであり、実際のスペースでのユーザーの権限とは異なります）
- 列D =所属（追加情報を表示します。入力した情報は、ユーザー情報カードの個人名の下に表示されます。）
注： 列Aには電子メールアドレスが含まれている必要があります。列B、C、およびDのデータはオプションで作成ください。
ゲストリストをアップロードする
作成したゲストリストをGatherスペース上にアップロードするには、ナビゲーションバーから「設定」を開き、スペースダッシュボードにアクセスします。ダッシュボード内の「 スペースアクセス」から「ゲストリストのアップロード」を選択し、.csvゲストリストファイルを参照し 「開く」を選択しコンピューターのファイルエクスプローラーからゲストリストを追加します。
ゲストリストが追加されると、読み取り専用の「 解析済みゲストリスト 」セクションが表示されます。
ゲストを追加する
新たにゲストを追加するには、「.csvを追加」を選択し、新規で、または更新された.csvファイルを参照し「 開く」 をクリックします。
注： ゲストを完全に削除する必要がある場合は、ゲストを.csvファイルから削除してファイルを保存し、「csvのアップロード」して既存のファイルの上書きを行ってください。
ゲストリストの緊急連絡先の設定
ゲストリストにない者がスペースに入ろうとすると、アナウンスが表示されます。その際に連絡先として指定する電子メールアドレスを入力します。入力\後「 保存」を選択してください。
ゲストリストをダウンロードする
現在のゲストリストの.csvファイルをダウンロードすることが出来ます。
ゲストリストを削除
登録したゲストリストを削除する際に選択してください。
ゲストがスペースに入室する際には、Googleのクレデンシャルでログインするか、メールアドレスを入力するよう求められます。メールアドレスを入力すると、1回限りの6桁の認証コードがメールで送信されます。その後、このコードを使用してスペースに入ることができます。
サインインに使用した電子メールがゲストリストにない場合、認証コードを入力すると、スペースにアクセスできないというメッセージが表示されます。ゲストリストの緊急連絡先メールアドレスを提供した場合は、緊急連絡先メールアドレスが表示されます。
ヒントとトラブルシューティング
Q:ゲストリストとスペースのパスワード保護は同時に設定できますか？
A:ゲストリストがあると、パスワード保護が無効になります。
Q:ゲストリストと、メールのドメイン制限を同時に設定することはできますか？
A:ゲストリストを追加した後に電子メールドメイン制限を追加することはできません。
Q:スペースにアクセスできない場合どうしたらいいですか？
A:メールがゲストリストに含まれていることを確認してください。 もしくは緊急連絡先アドレスが設定されている場合そちらに連絡を行なってください。
Q：スペースで名前を変更することはできませんか？
A：ゲストリストの名前を変更するか、名前フィールドを空白のままにして自分で変更できるように、ホストに依頼してください。
Q:下記のような文字が表示されます。どうしたらよいでしょうか？
Ａ：これは、CSV内の一部の電子メールアドレスに複数のピリオドが含まれている場合に発生する可能性があります。読み込むファイルに「役割」の列を作成することで、メールアドレスの範囲を正しく設/定することが出来ます。
ドメインによるアクセスの制限
有料プランとして、スペースの予約を行っているか、スペースのサブスクリプションを行っている場合は、メールドメインによるスペースアクセスを制限するセキュリティ方法を追加できます。ドメインによるアクセス制限が行われた状態で、スペースに入るには、ユーザーがログインし、アカウントのメールが指定したドメインと一致する必要があります。
注： メールドメインアクセス制限はプレミアム（有料）スペースでのみ利用可能です。
メールドメインによるスペースアクセスを制限するには メインメニューから「設定」を選択し、スペースの「アドバンス」欄からスペースダッシュボードを開きます。左側のナビゲーションメニューから、「メールドメインアクセス」をオンにして、アクセスするドメインを入力し「 保存」を選択してください。
注: メールドメインは、@記号の後に続く電子メールアドレスの一部です。
メールドメインの制限を解除するには、ドメインの横の「ｘ」を選択肢、「 保存」を選択してください。
Gatherスタッフのアクセスを許可
問題が発生し、Gatherにサポートを依頼する場合は、スタッフをスペースへアクセスできるよう許可する必要がある場合があります。 Gatherスタッフがスペースにアクセスできるようにするには、 スペースダッシュボード を選択し スペースアクセス 、 左側のナビゲーションメニューから「スタッフのアクセスを許可」をオンに切り替えます。
設定からGatherスタッフにスペースへのアクセスを許可することもできます。メインメニューから「スペース 」タブを選択肢、ナビゲーションメニューから「スペースアクセス」を選択し、 「スタッフアクセスを許可」をオンに切り替えてください。
いかがでしたでしょうか？
目的に合わせて、オープンにも、クローズドにもスペースを利用することが出来るので様々な用途に活用できるかと思います。
それでは、今回はここまで。
また次回もお楽しみに！
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