バーチャルオフィス作成の基礎

みなさん、こんにちは。リモートワークツール「Gather Town」公式日本パートナー事務局です。

Gather上でのリモートワークの準備が整ったら、よりリモートワークに最適なオフィスへカスタマイズを進めていきましょう。

今回は、バーチャルオフィスを構築する手順と方法について解説を進めていきます。記事を読みながら、オリジナルで、かつ快適なバーチャルオフィスを是非作成してみてください。

オフィス構築を始める前に
①リモートワークのオンボーディングフロー
②テンプレートからカスタムオフィスを設計する
オフィスレイアウトの選択
テンプレートを使用する場合
1. サイズ
2. 雰囲気とエリア
サービスパートナーとの連携
ゼロから設計する
1. カスタムデザインの参考記事

オフィス構築を始める前に

普段業務を進めているチーム、またはオフィスをGather上に構築する際には、大きく分けると２つの方法があります。

①オンボーディングフローに従う

②テンプレートを選択して独自のカスタムオフィスを設計する

のどちらかになります。

①リモートワークのオンボーディングフロー

アプリケーションのホームに直接アクセスすると、Gatherを開始するための、オンボーディングメッセージやヒントを含む、オフィスのサイズに合わせたいくつかのオフィステンプレートを提供しています。

オンボーディングフローを開始するには、アプリケーションのホームから、利用目的に合わせて「ワークスペースの設定」を選択し、 「開始」をクリックします。

次に、オフィスのサイズを選択します。常時利用するメンバーの数に合わせて適切なオフィスサイズを選択し、「確認」を選択します。

オフィスのサイズを選択してください。マッププレビューは、新しいオフィスがどのように見えるかを示しています。

URLの一部となるオフィスの名前を入力します（スペースや特殊文字を使用しないよう気を付けてください）また、オフィスパスワードをオンに切り替えると、オフィスにパスワードを追加することを選択できます。

オフィスの名前を入力し、「スペースの作成」。

ユーザーが、まだGatherにサインインしていない場合は、サインインするように求められます。アカウントを持っていない場合でも Googleのクレデンシャルを使用するか、メールでの登録が可能です。

サインインまたはサインアップして、オフィスの作成を完了します。

ログインしたら、「Gatherに参加する」を選択して、新しく作ったオフィスに入室します。入室を終えたら早速チームを招待しましょう。

②テンプレートからカスタムオフィスを設計する

オフィスの外観や機能をより自分好みに洗練させたい場合は、独自のカスタムオフィスを設計できます。ホームページから既製のオフィステンプレートの1つを選ぶか、独自のスペースを最初から設計する（空白から開始）かを選択することが出来るので、リモートオフィス用のスペースを選択してください。

リモートオフィスを構築する最初のステップは、「空白から開始」するか、「Gatherのテンプレートの1つを選択」するかを決定することです。 「リモートオフィス」 テンプレートを選択すると、すべての組み込みのリモートワーク機能を利用できます。

自分たちで独自のオフィスを構築することを選択した場合には下記の説明を参考にオフィスの作成を進めていってください。

オフィスレイアウトの選択

Gatherでスペースを作成するときは、テンプレートの1つを選択してニーズに合わせてカスタマイズするか、外部パートナーと協力してカスタムオフィスを作成するか、自分で最初から作り始めるかの３つの選択肢から始めることができます。それぞれの利点は下記のようになっています。

オンボーディングフローに従い作成する

先程の内容でも記載がありましたが、Gatherオフィスを最もスピーディかつ簡単に作成するには、オンボーディングフローに従うのが最適です。アプリケーションのホームから、利用目的に合わせて「ワークスペース」を選択して下さい。

次に、オフィスにいると予想される人数を選択し、スペースの名前を作成し、まだ作成していない場合はアカウントを作成しログインしたら、「Gatherに参加」を選択して、新しく作ったオフィスにログインします。

テンプレートを使用する場合

テンプレートを使用する場合、Gatherのホームから作成します。テンプレートを使用すると、利用目的に合わせたサイズのマップがすでに多数用意されており、事前に定義された領域とオブジェクトが組み込まれているため、設計作業の手間がかかりません。ある程度テンプレートが気に入っている場合は、ゼロからオフィスを作らずに、オブジェクトをさらにカスタマイズしたり、部屋を追加したりすることで比較的簡単にカスタマイズをすることができます。

テンプレートを選択するときは、次の内容を明確にする必要があります

利用人数：オフィスには何人で利用するか
利用頻度：どのくらいの頻度で、どのような目的でオフィスを使用するか（例：毎日、毎週、毎月、コワーキング、会議、食事、社交など）
企業文化：このスペースでどのような企業文化を育てたいか
雰囲気：オフィスにはどのような雰囲気が必要になるか
主なオブジェクト：チームにとって重要なエリアとオブジェクトの種類は何か

サイズ

テンプレートは、一般的なユーザー数に合わせたサイズになっています。オフィステンプレートのサイズは次のとおりです。

小：25〜50人
中：50〜100人
大：100人以上

企業文化

仮想オフィススペースは自分たちの企業文化を体現するのに最適な設計となっています。例えばプロフェッショナルを企業文化に掲げる企業はスマートで洗練されたオフィスを、また相互の助け合いやコミュニケーション、アットホームな雰囲気を企業文化に掲げる企業はフレンドリーな印象のオフィスを作成するといった具合です。実際にリアルの世界で企業文化に合わせたオフィスを構築しようとすると莫大なコストと、時間がかかるものですが、バーチャル上であれば自由自在です。

また、企業の成長と共に企業文化が少しずつ変わっていった場合にも、バーチャル上で先んじて自分たちの企業文化のフィット感を試すことが出来るといった利点もあります。

雰囲気とエリア

オフィステンプレートのスタイルとレイアウトには、前述のように、伝統的、現代的、工業的、またはアンティークなど、様々な企業文化を反映させたものがあります。テンプレートには、そのような文化に関連するオブジェクトを備えた事前に設計されたオフィスエリアが付属しています。次の表に、オフィステンプレートに含まれる一般的な領域と、これらの領域にあるオブジェクトの例を示します。

オフィスエリア	オブジェクト
ロビー	レセプションデスク、椅子とソファ、小さなテーブル、植物、掲示板
個々のワークステーション	デスク、キュービクル、オフィスチェア、ファイルキャビネット、ランプ、コンピューター
共同作業エリア	会議室、全員参加の会議室、テーブル、椅子、表彰台、ホワイトボード、プロジェクターとスクリーン、テレビ、ウォータークーラー、植物
休憩室	テーブル、ブース、椅子、電化製品、陳列ケース、コーヒーと自動販売機、ジュークボックス
屋外エリア	ビーチ、公園、屋上、果樹園、植物、ベンチ、噴水

ファンシーオフィスの鳥瞰図。カスタマイズされたオフィスエリア、特にワークステーションと共同作業エリアがあります。

サービスパートナーとの連携

オフィスをビジネスに利用する場合で（物理的なオフィスをミラーリングしたり、完全にブランド化されたスペースを作成したりする場合など）、自分で作成する時間がない場合は外部パートナーとの連携も可能です。Gatherのホームページ上でオフィスの制作を委託できるパートナーを探すことも、本メディアの中で外部パートナーを探すことも可能です。

ゼロから設計する

自分自身で０からオフィスを設計構築していきたいという場合は、「空白から始める」を選択ください。全くの空白から作成する場合、Gatherの内部ツールであるマップメーカーを利用し、背景画像をアップロードしたり、壁や床のペイントを開始したりできます。空の小部屋または中部屋から始めて、必要に応じて部屋を追加することもできます。