みなさん、こんにちは。 リモートワークツール「Gather Town」公式日本パートナー事務局です。
今回はどのようなオフィスを作成していくのか方針が決まったのちに、実際にオフィス作成を進めていく際の考え方や、手順に関して説明をしていきます。
記事内で、リモートチーム向けのGatherの機能と、メンバーがバーチャルオフィスを活用できるようにするためにどのような計画を立てるかについて、より理解を深めることが可能です。
記事全体にOfficeComplexテンプレートのスクリーンショットがありますが、スペースのアドバイスとデザインはどのオフィスレイアウトにも適用できます。
全体的なベストプラクティス
以下は、オフィスをカスタマイズする際に抑えておくべき基本的な考え方を紹介します。
- わかりやすさを重視する：参加者は皆、ツールに対しての理解度があるわけではありません。一目見て何となく機能や活用方法がわかるように設計する必要があります。例えば
- 歩くことができる場所とできない場所（ドア、壁、床）を明確にする。
- オブジェクトを操作できる場合とできない場合を明確にする。
- プライベートエリアかそうでないかを明確にする。
といった具合です。
- テーブル、椅子、壁、カーペットを使用して、視覚的および空間的に少人数のグループの集まりを奨励してください。ビデオ／オーディオが近接すると自動接続されてしまうので、大人数が同じ場所に集まるようなオフィス設計は、その状況を意図しない限りあまり望ましくありません。
- 個々のワークステーションや会議スペースを作成するときは、オーディオ／ビデオの接続半径に注意してください。
- 自分から5タイル離れた方向にいる誰かとつながり、コミュニケーションをとることができます。
- オーディオとビデオは、他の人から2タイル以内離れている場合に最も鮮明になります。 相手から離れると徐々にフェードし、6タイルの距離で接続されなくなります。
ウェルカムエリア、デスク、複数のコワーキングエリアと会議エリア、休憩室、ランチルーム（ミニマップには表示されていないランチルーム）を含む、OfficeComplexテンプレートの鳥瞰図。
共有エリアの計画
ロビー
実際のオフィスと同じように、リモートオフィスでは、エントランスを通りオフィスに入室するように設計することが可能です。オフィスにウェルカムエリアを作成すると、スタッフが毎日顔を合わせるスペースと、ゲストがオンラインオフィスで落ち合うことのできるロビーが作成できます。ロビーには、ゲストに挨拶するためのフロントデスクまたはキオスクのほか、スタッフとクライアントが話すための座席を設置すると良いでしょう。
スタッフが毎日オフィスに入るためのウェルカムエリアを作成してください。また、ゲストやクライアントに会うのに最適な場所です。
ロビーのヒント
- 別のロビーエリアが必要なのか、フロントデスクだけが必要なのかは、一度にどれくらいのゲストがオフィスを訪れるか、から予想して作成するのが望ましいです。
- スポーンタイルを使用して、ユーザーがオフィスのURLにアクセスしたときにマップに入る場所を設定します。デフォルトでは、ほとんどのテンプレートには、ロビーや正面玄関など、オフィスへの入り口にスポーンタイルがあります。
- ロビーをおなじみの家具で装飾してください。上のロビーに描かれているオブジェクトには、受付（バー）、植物（楽園の鳥とバナナの葉）、掲示板、カレンダー、フラットスクリーンテレビ、コーヒーポットとマグカップ、アンティークパーラーチェア、モッドチェア、ラグなどが利用されていますす。 （3×3および4×5）。
- フラットスクリーンをインタラクティブオブジェクトにして、会社、製品、またはサービスに関するスライドショーまたはYouTubeビデオを追加することも可能です。
- ロビーにいくつかのプライベートエリアを作り、スタッフが訪問者に会い、必要に応じてプライベートな会話ができるようにします。
デスク
デスクは、メンバーが独自の作業をするのに最適な場所です。デスクを活用すると、物理的なオフィスでの自然なやり取りを再現することもできます。誰かの机を通り過ぎる場合は、 下部のアクションバー から挨拶を送信できます。また、簡単なチャットに立ち寄ったり、外出中の場合はデスクにメモを残したりすることもできます。
スタッフにデスクをカスタマイズし、チームごとに座席を作成してみましょう。デスクに立ち寄ったり、エモートと手を振ったり、チャットに立ち寄ったりするなど、自然なやり取りができます。
デスクのヒント
- デスクを列毎にセットしたり、チームごとにデスクを整理すると視覚的にわかりやすくなります。
- カスタムテキストまたはラグの特定の色とパターンを使用して、さまざまなチームを表現可能です。
- デスクをお気に入りのアイテムで装飾してみましょう。
- 各デスクエリアにプライベートタイルを使用して、メンバーが近くに座っている他の人の邪魔をすることのないように設定しておきましょう。
- メンバーに、実際のオフィスの場合と同じように、人々がすぐに質問に立ち寄れるように、作業中はブラウザでGatherを開いたままにしておくように促してみましょう。
コワーキングスペースとミーティングスペース
Gatherを使用する最大の機能の1つは、メンバー同士が簡単にコミュニケーションできることです。ビデオ電話会議をスケジュールしたり、全員を1つのチャネルにまとめたりする代わりに、スペース内のコワーキングスポットを活用してみてください。オフィステンプレートに含まれている会議スペース以外にも、必要に応じて様々な会議室を簡単に追加することが出来ます。
スタッフが共同作業できるように、コワーキングエリアを設置します。ブレーンストーミング用のホワイトボードなどのインタラクティブオブジェクトも活用してみてください。
オールハンズルーム
定期的に全メンバー会議を行う場合は、ファシリテーターに特に重点を置いて、すべてのメンバーが収容できるスペースが必要になる場合があります。 Office Complexのテンプレートにはデフォルトで全員が集まることのできる部屋がないため、この記事では、ドアを作成し、マップメーカーに新しい部屋を追加して、部屋を1つ追加しました。
スタッフ会議のための全員参加の部屋を追加します。 Gatherがオーディオとビデオのストリーミングで最も効率的になるように、部屋内の小さなプライベートエリアを使用します。
コワーキングのヒント
- カレンダーを統合して、全員がその日の会議を確認し、会議エリアに直接テレポートできるようにします。
- ファシリテーターがオーディオ、ビデオ、および画面をそのエリアの全員と簡単に共有できるように、より大きな会議エリアでスポットライトtタイルを使用します。
- 大規模な会議の場合は、スタッフが部屋の中に一緒に座れるように、いくつかのプライベートエリアを作成します。彼らは近くの人とチャットすることができ、これにより、個々のコンピューターの負荷も軽減され、パフォーマンスが向上します。
- 従業員が会議中に簡単に質問できるようにスポットライトタイルを使用したQ＆Aセッションを奨励します。
- チャットメッセージ送信して、メンバーが会議のトピックについてリアルタイムでコメントできるようにすることをお勧めします。
- コラボレーションを促進するインタラクティブオブジェクトを追加します。
- ホワイトボードを使用して、会議の中でのアイデア出しを促進することが出来ます。
- プロジェクタースクリーンまたはテレビ：写真、スライド、ビデオ、または埋め込み可能なWebサイトなどの埋め込みメディアを利用することも可能です。
休憩室
Gatherのもう1つの重要な機能は、ソーシャルエリアです。オフィステンプレートには、メンバーがチャットやカジュアルな会話に参加するために、少なくとも1つの休憩室が含まれています。大規模なオフィステンプレートにはいくつかのソーシャルエリアが含まれており、マップメーカーでいつでも追加できます。以下は、OfficeComplexテンプレートのコーヒー休憩室です。
休憩室のヒント
- Gather上のいくつかの統合ゲームを休憩室に追加して楽しむことが出来ます。
- テレビやプロジェクタースクリーンを使用して、人気のある、またはリラックスできるライブストリームビデオを埋め込む事が可能です。
- エリアを視覚的に魅力的なものにし、ふらふらと散歩をしたり、一人で、またはグループで座ったりするための十分なスペースを確保します。これは仕事から一息ついて、リラックスする時間になるはずです。
いかがでしたでしょうか？
オフィス利用を促進するためにどのような機能をもったスペースを作成する必要があるのか、イメージが湧いたかと思います。
次回は、スピーディにオフィスの作成を行う具体的な方法を説明していきます。
それでは今回はここまで。
次回もどうぞお楽しみに！
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